Gian Lận Hóa Đơn: Bảo Vệ Doanh Nghiệp Bạn Khỏi Các Hóa Đơn Giả Mạo

Thủ đoạn phổ biến

• • Tạo bản sao gần như hoàn hảo của hóa đơn công ty thật bằng cách sử dụng thông tin thu thập từ trang web, LinkedIn hoặc các thư từ hợp pháp trước đó, bao gồm địa chỉ công ty, số điện thoại và tên nhân viên thực tế.
• • Sử dụng địa chỉ email giả mạo hoặc tương tự nhà cung cấp hợp pháp (ví dụ: 'acmesupply.com' thay vì 'acmesupplyco.com') để gửi hóa đơn trực tiếp đến phòng kế toán.
• • Tham chiếu các đơn hàng, dự án hoặc hợp đồng dịch vụ hợp pháp trước đó được phát hiện qua kỹ thuật xã hội hoặc rò rỉ dữ liệu để làm cho hóa đơn trông như là hóa đơn tiếp theo.
• • Yêu cầu thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng, tiền điện tử hoặc thông tin ngân hàng mới bằng cách cho rằng công ty vừa thay đổi tổ chức tài chính hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán.
• • Lập hóa đơn cho các dịch vụ định kỳ phổ biến như giấy phép phần mềm, hợp đồng bảo trì, văn phòng phẩm hoặc tiện ích, nơi chuỗi phê duyệt có thể không rõ ràng hoặc được ủy quyền.
• • Khai thác ngôn ngữ gây áp lực về thời gian như 'quá hạn', 'đã quá hạn' hoặc 'yêu cầu thanh toán trước [ngày]' để thúc đẩy xử lý nhanh mà không kiểm tra kỹ lưỡng.

Cách nhận biết

• Hóa đơn được gửi qua email từ địa chỉ hơi khác so với email liên hệ đã biết của nhà cung cấp, hoặc yêu cầu thanh toán qua các kênh bất thường như chuyển khoản thay vì phương thức thanh toán đã thiết lập của công ty.
• Hóa đơn có những điểm không nhất quán nhỏ về định dạng, ngữ pháp hoặc thương hiệu công ty so với các hóa đơn hợp pháp trước đó từ nhà cung cấp đó, hoặc chất lượng logo có vẻ hơi khác.
• Công ty bạn nhận được yêu cầu thanh toán cho dịch vụ hoặc sản phẩm mà bộ phận bạn không nhớ đã đặt, hoặc hóa đơn tham chiếu một dự án hoặc số hợp đồng mà bạn không tìm thấy trong hệ thống nội bộ.
• Nhà cung cấp đột ngột yêu cầu thanh toán vào tài khoản ngân hàng mới, địa chỉ khác hoặc phương thức thanh toán thay thế mặc dù đã sử dụng thông tin ngân hàng và điều khoản thanh toán cũ trong nhiều năm.
• Hóa đơn sử dụng ngôn ngữ chung chung ('Hóa đơn cho dịch vụ đã cung cấp') thay vì mô tả cụ thể công việc đã thực hiện, hoặc thiếu chi tiết về sản phẩm giao, thời gian hoặc phạm vi dự án.
• Hóa đơn đến ngoài giờ làm việc bình thường hoặc từ nhà cung cấp thường gửi hóa đơn theo lô hàng tháng, nhưng hóa đơn này lại đến như một yêu cầu khẩn cấp riêng lẻ.

Cách tự bảo vệ

• Thiết lập quy trình xác minh nhà cung cấp yêu cầu nhân viên kế toán liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp qua số điện thoại hoặc email trong hồ sơ nội bộ (không dùng thông tin trên hóa đơn) trước khi xử lý bất kỳ khoản thanh toán nào vượt ngưỡng quy định.
• Áp dụng hệ thống đối chiếu ba bên giữa đơn đặt hàng, biên nhận giao hàng và hóa đơn trước khi phê duyệt thanh toán, đồng thời yêu cầu có bằng chứng ghi nhận hàng hóa đã nhận hoặc dịch vụ đã thực hiện.
• Tạo danh sách trắng các nhà cung cấp được phê duyệt với thông tin ngân hàng và hướng dẫn thanh toán đã xác nhận, và đánh dấu bất kỳ hóa đơn nào yêu cầu thanh toán vào tài khoản ngoài danh sách này để kiểm tra thủ công.
• Đào tạo đội ngũ kế toán và mua hàng nhận biết các chiêu trò kỹ thuật xã hội và dấu hiệu gian lận hóa đơn, với các buổi cập nhật hàng quý có ví dụ thực tế về các vụ lừa đảo đã xảy ra.
• Sử dụng công cụ bảo mật email xác thực danh tính người gửi qua DMARC, SPF và DKIM để phát hiện địa chỉ nhà cung cấp giả mạo, và thiết lập cảnh báo khi email tự nhận từ nhà cung cấp đã biết nhưng không qua xác thực.
• Yêu cầu xác nhận bằng lời hoặc trực tiếp đối với bất kỳ hóa đơn nào yêu cầu phương thức thanh toán bất thường (chuyển khoản, tiền điện tử, thẻ quà tặng) hoặc thanh toán vào thông tin ngân hàng mới, ngay cả khi người gửi tự nhận là nhà cung cấp đáng tin cậy.

Ví dụ thực tế

Câu hỏi thường gặp

Nơi báo cáo — Việt Nam

Các kênh chính thức trong khu vực của bạn để báo cáo lừa đảo này.